1. A dolgozók adatainak kezelése
1.1. Általános munkavállalói adatok
1.1.1 Adatok megnevezése
A Copper Age Kft. a dolgozóitól a munkavégzéshez szükséges adatait kéri meg. Ezek: legmagasabb iskolai végzettség bizonyítványának másolata, egyéb szakvizsga bizonyítványainak másolata, neve, lakcíme, tartózkodási helye, születési helye és időpontja, anyja neve, TAJ száma, adóazonosító száma, bankszámlaszáma, telefonos elérhetősége, munkavállalói könyve, önéletrajza, munkaszerződése. Egyes esetekben a munkavállaló személyi igazolvány száma is tárolásra kerülhet.
1.1.2. Adatok tárolásának helye, módja
A dolgozóink által a munkavégzéshez megadott adatai egy helyen kerülnek tárolásra, a Copper Age Kft. által megbízott könyvelőnél (adataik az 5. pontban) található.
1.1.3. Adatok tárolásának ideje
Munkavállalóink személyes adatait a munkaviszony megszűnését követően minimálisan a magyar jogszabályok által szükségessé tett mértékig és ideig tároljuk. Az egy évnél régebbi bérpapírokat és bevallásokat a cég telephelyén, zárt helyen tároljuk. Az ehhez hozzáférő adatkezelők listája az 5. pontban található.
1.1.4. Bérezési papírok
1.1.4.1. Havi bérezési papírok átadása
A havi bérezési papírok a Copper Age Kft. által megbízott könyvelőtől a dora@palinkaust.hu e-mail címre érkeznek meg digitálisan. Ehhez az e-mail címhez hozzáférő adatkezelők listája az 5. pontban található. A bérezési papír kinyomtatásra csak közvetlenül a munkavállaló számára történő átadáskor kerül, amikor közvetlenül a munkavállaló kezébe kerül.
1.1.4.2. Bérezési papírok tárolása
A havi bérezési papírok digitális formában egy évig a dora@palinkaust.hu e-mail címen kerülnek tárolásra. Az ehhez az e-mail címhez tartozó levelezés az 5. pontban meghatározott adathordozón kerül tárolásra.
2. Álláshirdetésre jelentkezők adatainak kezelése
2.1. Az álláshirdetésre beérkező önéletrajzok kezelése
A Copper Age Kft. a jelentkező önéletrajzokat a kifejezetten erre a célra létrehozott e-mail címére kéri elküldeni. A megadott önéletrajzokat az erre felhatalmazott munkatársak bírálják el. Az Önéletrajzokban szereplő adatok nem kerülnek további rögzítésre, harmadik fél számára nem kerülnek továbbításra. Az elbírálási időpont minden esetben az álláshirdetésben fel van tüntetve. A beérkezett digitális és nyomtatott önéletrajzok az elbírálási időpontot követő egy hónapon belül megsemmisítésre kerülnek. Az önéletrajzhoz hozzáférők listája és az e-mail fiók fenntartójának adata az 5. pontban található.
3. Az ügyfelek adatainak kezelése
3.1. Érdeklődők adatainak kezelése
3.1.1. Telefonos érdeklődők
A Copper Age Kft. a telefonon keresztül érdeklődő ügyfelektől csak abban az esetben vesz fel adatot, amennyiben visszahívást, vagy tájékoztatást kérnek. Ilyen esetekben a nevét, elérhetőségét rögzítjük papírra. A visszahívást, vagy az e-mail elküldését követően a felvett adatokat tartalmazó papírt a szemétbe helyezzük. Más felületre a hívó adatait nem kerülnek rögzítésre. Az e-mailben elküldött ajánlatokat egy éven keresztül megőrizzük.
3.1.2. E-mailben érdeklődők
Az e-mailen keresztül érdeklődő ügyfelek levelét a megválaszolását követően töröljük rendszerünkből. Az elküldött ajánlatokat egy éven keresztül megőrizzük.
3.1.3. Személyes érdeklődők
A személyesen érdeklődő ügyfelektől csak abban az esetben veszünk fel adatokat, amennyiben valamilyen információ elküldésére kérik cégünket. Ilyen esetben az információs anyag elküldését követően az adatokat tartalmazó papírt a szemétbe helyezzük. Az elküldött ajánlatokat egy éven keresztül megőrizzük.
3.2. Webáruházban regisztrált felhasználók adatainak kezelése
3.2.1. Adatok rögzítése
A webáruház használata regisztrációhoz kötött. A webáruházban regisztrálók (továbbiakban: felhasználók) a regisztráció véglegesítése során rögzítik adataikat (név, szállítási és számlázási cím, e-mail cím, telefonszám). A felhasználók az adataik rögzítésével jelen adatvédelmi szabályzatot elfogadják és magukra nézve kötelezőnek tekintik, így az adatrögzítéssel a jelen szabályzat szerinti adatkezeléshez és adatfeldolgozáshoz a felhasználók hozzájárulnak. A jelen szabályzat szerinti adatkezelés és adatfeldolgozás az érintett hozzájárulásán alapul.
3.2.2. Adatok rögzítésének és kezelésének a célja
A Copper Age Kft. a megadott adatokat kizárólag a megrendelt termékek számlázásával és kiszállításával valamint a megrendelőkkel való kapcsolattartás érdekében használja fel. A megrendelő adatai számla készítéséhez a számlázó programba kerülnek felvételre. A termék szállításához a szükséges adatokat a Copper Age Kft-vel szerződött futárszolgálat részére továbbítja.
3.2.3. Adatkezelés időtartama, módja
A jelen szabályzat szerinti adatkezelést és feldolgozást a Copper Age Kft. az adatok végleges törléséig folytatja. Az adatai végleges törlését a felhasználónak kell kezdeményeznie. A felhasználó bármikor jogosult a rögzített adatainak végleges törlését kezdeményezni, adataikban változtatást és/ vagy módosítást, helyesbítést kérni, adataik kezeléséről tájékoztatást kérni, adatainak hírlevél kiküldése céljából történő felhasználását megtiltani, e-mailen keresztül, vagy levélben.
A kérelmező adatai a vonatkozó kérelem beérkezésétől vagy kézhezvételétől számított 30 napon belül módosításra kerülnek.
Cégünk a rögzített adatokat bizalmasan kezeli, mindent megtesz az adatok biztonsága érdekében, harmadik személynek csak a megrendelés kiszállításának céljából (pl. futárszolgálat) adja ki. A Copper Age Kft. az adatok biztonságos kezelése érdekében úgy választja meg az adatok kezelése során alkalmazott informatikai eszközöket, hogy az üzemeltetés során a kezelt adatok kizárólag a Copper Age Kft. számára, mint arra feljogosított számára legyenek hozzáférhetőek, a rögzített adatokat védi a jogosulatlan hozzáféréstől. Jelen szabályzat szerinti önkéntes hozzájáruláson alapuló adatkezelése során, amennyiben az szükségessé válik a Copper Age Kft. külső alvállalkozót vehet igénybe a megadott adatok kezelésére, vagy tárolására, ilyen esetben az alvállalkozóra is a jelen szabályzat által rögzített és vállalt biztonsági előírások vonatkoznak.
A kezelt adatok hatósági, vagy bírósági felhívásra, valamint jogszabályi előírások alapján továbbításra kerülhetnek, mely esetleges tényről hírlevelében értesíti felhasználóit, amennyiben az nem ellentétes a hatósági, vagy bírósági felhívással, vagy a vonatkozó jogszabályi előírással.
3.2.4. A honlapon végzett webanalitika
A Copper Age Kft. weboldalainak látogatottságának méréséhez és látogatóinak viselkedésének figyeléséhez, statisztikák készítéséhez és hirdetései eredményességéhez Google Analytics és Google Remarketing programokat használja.
A hivatkozott programok a felhasználó számítógépén ún. cookie-kat helyeznek el, melyek felhasználói adatokat gyűjtenek. A weboldalra látogatók engedélyezik a Copper Age Kft. részére a Google Analytics és Google Remarketing programok használatát egyben hozzájárulnak felhasználói viselkedésük figyeléséhez, követéséhez és a programok által nyújtott minden szolgáltatás igénybe vételéhez a Copper Age Kft. részére. Mindezek mellett a felhasználónak lehetősége van bármikor a cookie-k adatrögzítését és adattárolást a jövőre vonatkozóan letiltani a lentiek szerint. A cookie-ról további információ található a Google Hirdetés és adatvédelem GYIK-ban.
A Copper Age Kft. a Google Analytics programot elsősorban statisztikái előállításához használja, méri vele többek között kampányai eredményességét. A program használatával a Copper Age Kft. információt szerez főként arról, hogy hány látogató kereste fel weboldalát, a látogatók mennyi időt töltöttek a weboldalon, a program felismeri a látogató IP címét, ezért tudja követni, hogy a látogató visszatérő vagy új látogató-e, követhető továbbá, hogy a látogató milyen utat tett meg a weboldalon és hova lépet be.
A Copper Age Kft. a Google Remarketing program használatával a Google Analytics megszokott adatai mellett a DoubleClick cookie adatait is gyűjti. A DoubleClick cookie révén lehet használni a remarketing szolgáltatást, amely elsősorban biztosítja azt, hogy a weboldalra látogatók később szabad google hirdetési felületeken a Copper Age Kft. hirdetésével találkozzanak. A Copper Age Kft. a Google Remarketing programot igénybe veszi online hirdetéseihez. A Copper Age Kft. hirdetéseit külső szolgáltatók – például a Google – is megjelenítik internetes webhelyeken. A Copper Age Kft. és külső szolgáltatók, például a Google, saját cookie-kat (például a Google Analytics cookie-jait) és harmadik féltől származó cookie-kat (például a DoubleClick cookie-t) használnak együttesen a felhasználók által a webhelyen tett korábbi látogatások alapján történő tájékozódásra, illetve a hirdetések optimalizálására és megjelenítésére.
3.3. Webáruház hírlevél funkciójára feliratkozók
A weboldalon lehetőség van hírlevél funkcióra történő feliratkozásra. A hírlevél kiküldéséhez a felhasználók Önkéntesen megadott e-mail címét és felhasználói nevét a Copper Age Kft. tárolja, lefeljebb havi egy alkalommal az aktuális híreinkről hírlevelet küld ki. A felhasználónak lehetősége van a hírlevélben található linkre kattintva, illetve írásos megkeresésben leiratkozni hírlevelünkről. Leiratkozás esetén a megadott adatok törlésre kerülnek. A hírlevélben megadott e-mail címek az 5. pontban részletezett helyen kerülnek tárolásra.
3.4. Megrendelések
3.4.1. Felvett adatok
Beérkező megrendelés esetén az alábbi adatokat vesszük fel a megrendelőtől: név, szállítási cím, telefonos elérhetőség, e-mail elérhetőség, a megrendelt termékek típusa, a számlázási név. A fenti adatokat a termékek szállításához használja fel cégünk. A megrendelő adatai a merevlemezre mentésre kerülnek. Két év után a felvett adatok törlésre és megsemmisítésre kerülnek.
3.4.2. Telefonos megrendelők
A 3.4.1. pontban foglaltak szerint.
3.4.3. E-mailes megrendelők
A 3.4.1. pontban foglaltak szerint. A megrendeléshez tartozó levelezést kettő évig megőrizzük levelezésünkben..
3.4.4. Megrendelések a webáruházon keresztül
A 3.2.1. pontban rögzített felhasználók megrendelésüket elküldhetik a webáruházon keresztül. A már elküldött megrendelések nem kerülnek módosításra. A beérkezett megrendelések adatainak törlését a felhasználónak kell kezdeményeznie, más esetben a Copper Age Kft. az adatok végleges törléséig folytatja a tárolását. A beérkezett megrendelés nyomtatásra kerül. A nyomtatott megrendelést a 3.4.1. pontban leírtak szerint kezeli.
3.4.5 Személyes megrendelések
A 3.4.1. pontban foglaltak szerint.
3.4.6. Számlázó program
A megrendelők részére a megrendelt termékekről számla készül. A számlázó programban a számlázási név és cím, adószám, kapcsolattartó személy neve és a vásárolt termékek adatai kerülnek tárolásra. A számlázó programba felvett adatok törlését nem tudjuk elvégezni. A számlázó programban található információk a magyar jogszabályoknak történő megfelelés végett, illetve az esetleges garanciális panaszok kezelése miatt van szükség. A számlázó programban található adatokat csak az alábbi esetekben és csak a szükséges mértékben továbbítjuk harmadik fél részére: garanciális ügyintézés, jótállási idő kiterjesztés, könyvelés, hatósági, vagy bírósági felhívásra, esetleg a megrendelő saját kérésére. A fenti esetekben csak a szükséges mértékű adatok kerülnek továbbításra és csak a meghatározott helyre. A számlázó programban található adatokhoz csak az számlázással foglalkozó kollégák férhetnek hozzá. A névsoruk az 5. pontban található.
4. Eljárás az illetéktelen hozzáférés esetén
4.1. Dolgozói adatok esetén
Amennyiben a Copper Age Kft. tudomására jut, hogy a könyvelő cégnél található dolgozói adatokhoz illetéktelen személy hozzáférhetett, esetleg ezek szándékosságból, vagy mulasztásból nyilvánosságra kerülnek, azt a munkavállalók felé szóban jelzi. Amennyiben betörés történt, vagy valamelyik dolgozó esetleg partner cég szándékosan hozza nyilvánosságra az adatokat, a Copper Age Kft. rendőrségi feljelentést tesz.
4.2. Álláshirdetésre jelentkezők felé
Amennyiben az álláshirdetésre jelentkezők önéletrajzaihoz illetéktelen személy férne hozzá, betörés, vagy az e-mail szolgáltató feltörése miatt, illetve ezek szándékosságból, vagy mulasztásból nyilvánosságra kerülnek, a jelentkezőket e-mailban értesítjük a történtekről. Amennyiben betörés történt, vagy valamelyik dolgozó esetleg partner cég szándékosan hozza nyilvánosságra az adatokat, a Copper Age Kft. rendőrségi feljelentést tesz.
4.3. Ügyfelek felé
4.3.1. A telephelyen tárolt adatok hozzáférése esetén
Amennyiben a telephelyünkön tárolt adatok, legyen az digitális vagy papír alapú, illetéktelen (a Copper Age Kft. munkatársain és partner adatkezelőin kívül eső) kezekbe kerül, a Copper Age Kft. erről hírlevélben, illetve közösségi oldalán, továbbá weboldalán tájékoztatja ügyfeleit. Amennyiben betörés történt, vagy valamelyik dolgozó esetleg partner cég szándékosan hozza nyilvánosságra az adatokat, a Copper Age Kft. rendőrségi feljelentést tesz.
4.3.2. A webáruházban tárolt adatok hozzáférése esetén
Amennyiben a webáruházban tárolt adatok illetéktelen (a Copper Age Kft. munkatársain és partner adatkezelőin kívül eső) kezekbe kerül, illetve ennek lehetősége valószínű, a webáruház adatbázisában található e-mail címekre kiküldi az értesítőt. Amennyiben ezek az adatok megsemmisültek volna, hírlevelet küld az információról. Amennyiben betörés történt, vagy valamelyik dolgozó esetleg partner cég szándékosan hozza nyilvánosságra az adatokat, a Copper Age Kft. rendőrségi feljelentést tesz.
4.3.3. A hírlevél rendszerben tárolt adatok hozzáférése esetén
Amennyiben a hírlevél rendszerben tárolt adatok illetéktelen (a Copper Age Kft. munkatársain és partner adatkezelőin kívül eső) kezekbe kerül, illetve ennek lehetősége valószínű, úgy hírlevelet küld erről a felhasználóknak. Amennyiben betörés történt, vagy valamelyik dolgozó esetleg partner cég szándékosan hozza nyilvánosságra az adatokat, a Copper Age Kft. rendőrségi feljelentést tesz.
5. Adatkezelők megnevezése
5.1 Copper Age Kft.-n belüli adatkezelők neve
5.2 Adattároló szekrények
Raktárban található ajtós szekrény.
5.3 Adathordozók
Az irodában és a székhelyen található számítógépek.
5.4 Partner adatkezelő cégek