Adatkezelési és adatvédelmi szabályzat

Nemzeti ünnep és szabadság miatt üzletünk augusztus 20 és 24 között zárva lesz.
Előre is köszönjük megértésüket.

1. A dolgozók adatainak kezelése

1.1. Általános munkavállalói adatok

1.1.1 Adatok megnevezése

A Copper Age Kft. a dolgozóitól a munkavégzéshez szükséges adatait kéri meg. Ezek: legmagasabb iskolai végzettség bizonyítványának másolata, egyéb szakvizsga bizonyítványainak másolata, neve, lakcíme, tartózkodási helye, születési helye és időpontja, anyja neve, TAJ száma, adóazonosító szá­ma, bankszámlaszáma, telefonos elérhetősége, munkavállalói könyve, önéletrajza, munkaszerződé­se. Egyes esetekben a munkavállaló személyi igazolvány száma is tárolásra kerülhet.

    1.1.2. Adatok tárolásának helye, módja

    A dolgozóink által a munkavégzéshez megadott adatai egy helyen kerülnek tárolásra, a Copper Age Kft. által megbízott könyvelőnél (adataik az 5. pontban) található.

    1.1.3. Adatok tárolásának ideje

    Munkavállalóink személyes adatait a munkaviszony megszűnését követően minimálisan a magyar jogszabályok által szükségessé tett mértékig és ideig tároljuk. Az egy évnél régebbi bérpapírokat és bevallásokat a cég telephelyén, zárt helyen tároljuk. Az ehhez hozzáférő adatkezelők listája az 5. pontban található.

    1.1.4. Bérezési papírok

    1.1.4.1. Havi bérezési papírok átadása

    A havi bérezési papírok a Copper Age Kft. által megbízott könyvelőtől a dora@palinkaust.hu e-mail címre érkeznek meg digitálisan. Ehhez az e-mail címhez hozzáférő adatkezelők listája az 5. pontban található. A bérezési papír kinyomtatásra csak közvetlenül a munkavállaló számára történő átadáskor kerül, amikor közvetlenül a munkavállaló kezébe kerül.

    1.1.4.2. Bérezési papírok tárolása

    A havi bérezési papírok digitális formában egy évig a dora@palinkaust.hu e-mail címen kerülnek táro­lásra. Az ehhez az e-mail címhez tartozó levelezés az 5. pontban meghatározott adathordozón kerül tárolásra.

    2. Álláshirdetésre jelentkezők adatainak kezelése

    2.1. Az álláshirdetésre beérkező önéletrajzok kezelése

    A Copper Age Kft. a jelentkező önéletrajzokat a kifejezetten erre a célra létrehozott e-mail címére kéri elküldeni. A megadott önéletrajzokat az erre felhatalmazott munkatársak bírálják el. Az Önéletrajzok­ban szereplő adatok nem kerülnek további rögzítésre, harmadik fél számára nem kerülnek továbbí­tásra. Az elbírálási időpont minden esetben az álláshirdetésben fel van tüntetve. A beérkezett digitális és nyomtatott önéletrajzok az elbírálási időpontot követő egy hónapon belül megsemmisítésre kerül­nek. Az önéletrajzhoz hozzáférők listája és az e-mail fiók fenntartójának adata az 5. pontban találha­tó.

    3. Az ügyfelek adatainak kezelése

    3.1. Érdeklődők adatainak kezelése

    3.1.1. Telefonos érdeklődők

    A Copper Age Kft. a telefonon keresztül érdeklődő ügyfelektől csak abban az esetben vesz fel adatot, amennyiben visszahívást, vagy tájékoztatást kérnek. Ilyen esetekben a nevét, elérhetőségét rögzítjük pa­pírra. A visszahívást, vagy az e-mail elküldését követően a felvett adatokat tartalmazó papírt a sze­métbe helyezzük. Más felületre a hívó adatait nem kerülnek rögzítésre. Az e-mailben elküldött ajánla­tokat egy éven keresztül megőrizzük.

    3.1.2. E-mailben érdeklődők

    Az e-mailen keresztül érdeklődő ügyfelek levelét a megválaszolását követően töröljük rendszerünk­ből. Az elküldött ajánlatokat egy éven keresztül megőrizzük.

    3.1.3. Személyes érdeklődők

    A személyesen érdeklődő ügyfelektől csak abban az esetben veszünk fel adatokat, amennyiben vala­milyen információ elküldésére kérik cégünket. Ilyen esetben az információs anyag elküldését követő­en az adatokat tartalmazó papírt a szemétbe helyezzük. Az elküldött ajánlatokat egy éven keresztül megőrizzük.

    3.2. Webáruházban regisztrált felhasználók adatainak kezelése

    3.2.1. Adatok rögzítése

    A webáruház használata regisztrációhoz kötött. A webáruházban regisztrálók (továbbiakban: felhasz­nálók) a regisztráció véglegesítése során rögzítik adataikat (név, szállítási és számlázási cím, e-mail cím, telefonszám). A felhasználók az adataik rögzítésével jelen adatvédelmi szabályzatot elfogadják és magukra nézve kötelezőnek tekintik, így az adatrögzítéssel a jelen szabályzat szerinti adatkeze­léshez és adatfeldolgozáshoz a felhasználók hozzájárulnak. A jelen szabályzat szerinti adatkezelés és adatfeldolgozás az érintett hozzájárulásán alapul.

    3.2.2. Adatok rögzítésének és kezelésének a célja

    A Copper Age Kft. a megadott adatokat kizárólag a megrendelt termékek számlázásával és kiszállítá­sával valamint a megrendelőkkel való kapcsolattartás érdekében használja fel. A megrendelő adatai számla készítéséhez a számlázó programba kerülnek felvételre. A termék szállításához a szükséges adatokat a Copper Age Kft-vel szerződött futárszolgálat részére továbbítja.

    3.2.3. Adatkezelés időtartama, módja

    A jelen szabályzat szerinti adatkezelést és feldolgozást a Copper Age Kft. az adatok végleges törlé­séig folytatja. Az adatai végleges törlését a felhasználónak kell kezdeményeznie. A felhasználó bár­mikor jogosult a rögzített adatainak végleges törlését kezdeményezni, adataikban változtatást és/ vagy módosítást, helyesbítést kérni, adataik kezeléséről tájékoztatást kérni, adatainak hírlevél kikül­dése céljából történő felhasználását megtiltani, e-mailen keresztül, vagy levélben.

    A kérelmező adatai a vonatkozó kérelem beérkezésétől vagy kézhezvételétől számított 30 napon be­lül módosításra kerülnek.

    Cégünk a rögzített adatokat bizalmasan kezeli, mindent megtesz az adatok biztonsága érdekében, harmadik személynek csak a megrendelés kiszállításának céljából (pl. futárszolgálat) adja ki. A Cop­per Age Kft. az adatok biztonságos kezelése érdekében úgy választja meg az adatok kezelése során alkalmazott informatikai eszközöket, hogy az üzemeltetés során a kezelt adatok kizárólag a Copper Age Kft. számára, mint arra feljogosított számára legyenek hozzáférhetőek, a rögzített adato­kat védi a jogosulatlan hozzáféréstől. Jelen szabályzat szerinti önkéntes hozzájáruláson alapuló adat­kezelése során, amennyiben az szükségessé válik a Copper Age Kft. külső alvállalkozót vehet igény­be a meg­adott adatok kezelésére, vagy tárolására, ilyen esetben az alvállalkozóra is a jelen szabály­zat által rögzített és vállalt biztonsági előírások vonatkoznak.

    A kezelt adatok hatósági, vagy bírósági felhívásra, valamint jogszabályi előírások alapján továbbítás­ra kerülhetnek, mely esetleges tényről hírlevelében értesíti felhasználóit, amennyiben az nem ellenté­tes a hatósági, vagy bírósági felhívással, vagy a vonatkozó jogszabályi előírással.

    3.2.4. A honlapon végzett webanalitika

    A Copper Age Kft. weboldalainak látogatottságának méréséhez és látogatóinak viselkedésének figye­léséhez, statisztikák készítéséhez és hirdetései eredményességéhez Google Analytics és Google Re­marketing programokat használja.

    A hivatkozott programok a felhasználó számítógépén ún. cookie-kat helyeznek el, melyek felhaszná­lói adatokat gyűjtenek. A weboldalra látogatók engedélyezik a Copper Age Kft. részére a Google Analytics és Google Remarketing programok használatát egyben hozzájárulnak felhasználói viselke­désük figyeléséhez, követéséhez és a programok által nyújtott minden szolgáltatás igénybe vételéhez a Copper Age Kft. részére. Mindezek mellett a felhasználónak lehetősége van bármikor a cookie-k adatrögzítését és adattárolást a jövőre vonatkozóan letiltani a lentiek szerint. A cookie-ról további in­formáció található a Google Hirdetés és adatvédelem GYIK-ban.

    A Copper Age Kft. a Google Analytics programot elsősorban statisztikái előállításához használja, méri vele többek között kampányai eredményességét. A program használatával a Copper Age Kft. infor­mációt szerez főként arról, hogy hány látogató kereste fel weboldalát, a látogatók mennyi időt töltöttek a weboldalon, a program felismeri a látogató IP címét, ezért tudja követni, hogy a látogató visszatérő vagy új látogató-e, követhető továbbá, hogy a látogató milyen utat tett meg a weboldalon és hova lé­pet be.

    A Copper Age Kft. a Google Remarketing program használatával a Google Analytics megszokott adatai mellett a DoubleClick cookie adatait is gyűjti. A DoubleClick cookie révén lehet használni a re­marketing szolgáltatást, amely elsősorban biztosítja azt, hogy a weboldalra látogatók később szabad google hirdetési felületeken a Copper Age Kft. hirdetésével találkozzanak. A Copper Age Kft. a Goog­le Remarketing programot igénybe veszi online hirdetéseihez. A Copper Age Kft. hirdetéseit külső szolgáltatók – például a Google – is megjelenítik internetes webhelyeken. A Copper Age Kft. és külső szolgáltatók, például a Google, saját cookie-kat (például a Google Analytics cookie-jait) és harmadik féltől származó cookie-kat (például a DoubleClick cookie-t) használnak együttesen a felhasználók ál­tal a webhelyen tett korábbi látogatások alapján történő tájékozódásra, illetve a hirdetések optimali­zálására és megjelenítésére.

    3.3. Webáruház hírlevél funkciójára feliratkozók

    A weboldalon lehetőség van hírlevél funkcióra történő feliratkozásra. A hírlevél kiküldéséhez a fel­használók Önkéntesen megadott e-mail címét és felhasználói nevét a Copper Age Kft. tárolja, lefel­jebb havi egy alkalommal az aktuális híreinkről hírlevelet küld ki. A felhasználónak lehetősége van a hírlevélben található linkre kattintva, illetve írásos megkeresésben leiratkozni hírlevelünkről. Leiratko­zás esetén a megadott adatok törlésre kerülnek. A hírlevélben megadott e-mail címek az 5. pontban részletezett helyen kerülnek tárolásra.

    3.4. Megrendelések

    3.4.1. Felvett adatok

    Beérkező megrendelés esetén az alábbi adatokat vesszük fel a megrendelőtől: név, szállítási cím, te­lefonos elérhetőség, e-mail elérhetőség, a megrendelt termékek típusa, a számlázási név. A fenti adatokat a termékek szállításához használja fel cégünk. A megrendelő adatai a merevlemezre men­tésre kerülnek. Két év után a felvett adatok törlésre és megsemmisítésre kerülnek.

    3.4.2. Telefonos megrendelők

    A 3.4.1. pontban foglaltak szerint.

    3.4.3. E-mailes megrendelők

    A 3.4.1. pontban foglaltak szerint. A megrendeléshez tartozó levelezést kettő évig megőrizzük levele­zésünkben..

    3.4.4. Megrendelések a webáruházon keresztül

    A 3.2.1. pontban rögzített felhasználók megrendelésüket elküldhetik a webáruházon keresztül. A már elküldött megrendelések nem kerülnek módosításra. A beérkezett megrendelések adatainak törlését a felhasználónak kell kezdeményeznie, más esetben a Copper Age Kft. az adatok végleges törléséig folytatja a tárolását. A beérkezett megrendelés nyomtatásra kerül. A nyomtatott megrendelést a 3.4.1. pontban leírtak szerint kezeli.

    3.4.5 Személyes megrendelések

    A 3.4.1. pontban foglaltak szerint.

    3.4.6. Számlázó program

    A megrendelők részére a megrendelt termékekről számla készül. A számlázó programban a számlá­zási név és cím, adószám, kapcsolattartó személy neve és a vásárolt termékek adatai kerülnek táro­lásra. A számlázó programba felvett adatok törlését nem tudjuk elvégezni. A számlázó program­ban található információk a magyar jogszabályoknak történő megfelelés végett, illetve az esetleges garan­ciális panaszok kezelése miatt van szükség. A számlázó programban található adatokat csak az alábbi esetekben és csak a szükséges mértékben továbbítjuk harmadik fél részére: garanciális ügyin­tézés, jótállási idő kiterjesztés, könyvelés, hatósági, vagy bírósági felhívásra, esetleg a megren­delő saját kérésére. A fenti esetekben csak a szükséges mértékű adatok kerülnek továbbításra és csak a meghatározott helyre. A számlázó programban található adatokhoz csak az számlázással fog­lalkozó kollégák férhetnek hozzá. A névsoruk az 5. pontban található.

    4. Eljárás az illetéktelen hozzáférés esetén

    4.1. Dolgozói adatok esetén

    Amennyiben a Copper Age Kft. tudomására jut, hogy a könyvelő cégnél található dolgozói adatokhoz illetéktelen személy hozzáférhetett, esetleg ezek szándékosságból, vagy mulasz­tásból nyilvánosság­ra kerülnek, azt a munkavállalók felé szóban jelzi. Amennyiben betörés történt, vagy valamelyik dol­gozó esetleg partner cég szándékosan hozza nyilvánosságra az adatokat, a Cop­per Age Kft. rendőr­ségi feljelentést tesz.

    4.2. Álláshirdetésre jelentkezők felé

    Amennyiben az álláshirdetésre jelentkezők önéletrajzaihoz illetéktelen személy férne hozzá, betörés, vagy az e-mail szolgáltató feltörése miatt, illetve ezek szándékosságból, vagy mulasztásból nyilvá­nosságra kerülnek, a jelentkezőket e-mailban értesítjük a történtekről. Amennyiben betörés tör­tént, vagy valamelyik dolgozó esetleg partner cég szándékosan hozza nyilvánosságra az adato­kat, a Copper Age Kft. rendőrségi feljelentést tesz.

    4.3. Ügyfelek felé

    4.3.1. A telephelyen tárolt adatok hozzáférése esetén

    Amennyiben a telephelyünkön tárolt adatok, legyen az digitális vagy papír alapú, illetéktelen (a Cop­per Age Kft. munkatársain és partner adatkezelőin kívül eső) kezekbe kerül, a Copper Age Kft. erről hírlevélben, illetve közösségi oldalán, továbbá weboldalán tájékoztatja ügyfeleit. Amennyiben betörés történt, vagy valamelyik dolgozó esetleg partner cég szándékosan hozza nyilvánosságra az adatokat, a Copper Age Kft. rendőrségi feljelentést tesz.

    4.3.2. A webáruházban tárolt adatok hozzáférése esetén

    Amennyiben a webáruházban tárolt adatok illetéktelen (a Copper Age Kft. munkatársain és partner adatkezelőin kívül eső) kezekbe kerül, illetve ennek lehetősége valószínű, a webáruház adatbázisá­ban található e-mail címekre kiküldi az értesítőt. Amennyiben ezek az adatok megsemmisültek volna, hírlevelet küld az információról. Amennyiben betörés történt, vagy valamelyik dolgozó esetleg partner cég szándékosan hozza nyilvánosságra az adatokat, a Copper Age Kft. rendőrségi feljelentést tesz.

    4.3.3. A hírlevél rendszerben tárolt adatok hozzáférése esetén

    Amennyiben a hírlevél rendszerben tárolt adatok illetéktelen (a Copper Age Kft. munkatársain és part­ner adatkezelőin kívül eső) kezekbe kerül, illetve ennek lehetősége valószínű, úgy hírlevelet küld erről a felhasználóknak. Amennyiben betörés történt, vagy valamelyik dolgozó esetleg partner cég szándé­kosan hozza nyilvánosságra az adatokat, a Copper Age Kft. rendőrségi feljelentést tesz.

    5. Adatkezelők megnevezése

    5.1 Copper Age Kft.-n belüli adatkezelők neve

    Számlázó programhoz, megrendelő adatokhoz, webáruház és hírlevél adatokhoz hozzáférhet:
    Kovács Róbert, Szetei Dóra Kármen
    Önéletrajzokhoz hozzáférhet: Kovács Róbert, Szetei Dóra Kármen
    Munkavállalók adataihoz hozzáférhet: Kovács Róbert, Szetei Dóra Kármen

    5.2 Adattároló szekrények

    Raktárban található ajtós szekrény.

    5.3 Adathordozók

    Az irodában és a székhelyen található számítógépek.

    5.4 Partner adatkezelő cégek

    Weboldal, e-mail: Wide World Kft.
    Webanalitika: Google Inc.
    Könyvelés: Eleven könyvelőiroda Kft.